Wie erstellt man eine einfache Buchhaltung als Gründer?

28. September 2026 · 8 Min. Lesezeit

Als Gründer führen Sie eine einfache Buchhaltung, indem Sie alle Einnahmen und Ausgaben systematisch erfassen, Belege sorgfältig aufbewahren und am Jahresende eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Für die meisten Kleinunternehmer und Freiberufler ist diese vereinfachte Form der Buchführung völlig ausreichend und gesetzlich zulässig. In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um die Buchhaltung für Gründer Schritt für Schritt.

Welche Buchhaltungspflichten gelten für Gründer?

Welche Buchhaltungspflichten für Sie als Gründer gelten, hängt vor allem von Ihrer Unternehmensform und Ihrem Umsatz ab. Freiberufler, Kleingewerbetreibende und viele Einzelunternehmer sind lediglich zur einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung verpflichtet. Kaufleute und Kapitalgesellschaften wie GmbHs hingegen müssen eine doppelte Buchführung führen.

Konkret bedeutet das: Wenn Sie als Einzelunternehmer oder in einer Personengesellschaft tätig sind und Ihren Jahresumsatz unter 800.000 Euro sowie Ihren Jahresgewinn unter 80.000 Euro halten, sind Sie nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Diese Schwellenwerte gelten 2026 und können sich durch Gesetzesänderungen ändern, weshalb es sich lohnt, regelmäßig aktuelle Informationen einzuholen.

Darüber hinaus sind Sie als Unternehmer grundsätzlich verpflichtet, Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt einzureichen, sofern Sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG entfällt diese Pflicht, solange Ihr Vorjahresumsatz unter 25.000 Euro lag. Informieren Sie sich frühzeitig über Ihre individuelle Situation, um Fehler zu vermeiden. Auf unserer Gründungsplattform finden Sie weiterführende Informationen zu den rechtlichen Grundlagen.

Was ist der Unterschied zwischen EÜR und doppelter Buchführung?

Der wesentliche Unterschied zwischen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und der doppelten Buchführung liegt in der Komplexität und dem Erfassungsprinzip. Bei der EÜR erfassen Sie schlicht alle tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip. Die doppelte Buchführung hingegen erfasst jeden Geschäftsvorfall auf zwei Konten gleichzeitig und erfordert einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Die EÜR ist die einfachere und für die meisten Gründer geeignete Methode. Sie notieren, wann Geld auf Ihrem Konto eingeht oder abgeht, und ermitteln am Ende des Jahres den Überschuss durch simple Subtraktion. Diese Methode ist deutlich weniger aufwendig, bietet weniger Auswertungsmöglichkeiten und eignet sich besonders für Freiberufler und kleine Gewerbetreibende.

Die doppelte Buchführung

Die doppelte Buchführung ist gesetzlich für buchführungspflichtige Kaufleute und Kapitalgesellschaften vorgeschrieben. Jede Transaktion wird auf mindestens zwei Konten gebucht, was eine präzisere Kontrolle und umfangreichere Auswertungen ermöglicht. Allerdings ist sie deutlich aufwendiger und erfordert in der Regel professionelle Unterstützung durch einen Steuerberater oder eine Buchhaltungssoftware mit entsprechendem Funktionsumfang.

Welche Belege müssen Gründer aufbewahren?

Als Gründer sind Sie gesetzlich verpflichtet, alle steuerlich relevanten Belege für mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Dazu gehören Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen sowie Verträge. Ohne diese Nachweise können Betriebsausgaben vom Finanzamt nicht anerkannt werden.

Konkret sollten Sie folgende Unterlagen sorgfältig archivieren:

Alle Ausgangsrechnungen, die Sie an Kunden stellen
Alle Eingangsrechnungen von Lieferanten und Dienstleistern
Kassenbelege und Quittungen für Barausgaben
Kontoauszüge Ihres Geschäftskontos
Verträge, Lieferscheine und sonstige Geschäftsdokumente
Lohnabrechnungen, falls Sie Mitarbeiter beschäftigen

Wichtig: Digitale Belege sind grundsätzlich erlaubt, müssen aber unveränderbar gespeichert und jederzeit lesbar sein. Viele Gründer scannen Papierbelege direkt ein und speichern sie strukturiert in einem Cloud-Ordner oder einer Buchhaltungssoftware. Achten Sie darauf, dass die Originaldaten nicht verloren gehen.

Wie führt man als Gründer eine einfache Buchhaltung Schritt für Schritt?

Eine einfache Buchhaltung als Gründer führen Sie, indem Sie ein Geschäftskonto eröffnen, alle Transaktionen regelmäßig erfassen, Belege systematisch ablegen und am Jahresende eine EÜR erstellen. Der Schlüssel liegt in der Konsequenz: Wer seine Buchhaltung wöchentlich pflegt, spart sich am Jahresende viel Stress.

Folgen Sie diesen Schritten für einen strukturierten Einstieg:

Geschäftskonto eröffnen: Trennen Sie von Anfang an private und geschäftliche Finanzen. Das erleichtert die Buchführung erheblich und schafft Übersicht.
Einnahmen und Ausgaben erfassen: Notieren Sie jede Transaktion mit Datum, Betrag, Kategorie und Beleg. Nutzen Sie dafür eine Tabelle oder eine Buchhaltungssoftware.
Belege sofort ablegen: Legen Sie Rechnungen und Quittungen direkt nach Erhalt in einem strukturierten System ab, entweder digital oder physisch in Ordnern.
Regelmäßige Kontrolle: Gleichen Sie Ihre Aufzeichnungen monatlich mit Ihren Kontoauszügen ab, um Fehler frühzeitig zu erkennen.
EÜR am Jahresende erstellen: Summieren Sie alle Einnahmen und Ausgaben und ermitteln Sie Ihren Gewinn. Diesen übermitteln Sie mit Ihrer Steuererklärung an das Finanzamt.

Wenn Sie noch am Anfang Ihrer unternehmerischen Umsetzung stehen, lohnt es sich, diese Routine von Beginn an zu etablieren. Wer früh Ordnung schafft, vermeidet spätere Nacharbeit und behält stets den Überblick über seine finanzielle Lage.

Welche Tools eignen sich für die Buchhaltung von Gründern?

Für die einfache Buchhaltung als Selbstständiger eignen sich vor allem cloudbasierte Buchhaltungssoftwarelösungen wie Lexoffice, sevDesk oder FastBill, aber auch eine gut strukturierte Excel-Tabelle kann für den Einstieg ausreichen. Die Wahl des richtigen Tools hängt von Ihrem Umsatzvolumen, Ihren technischen Kenntnissen und Ihrem Budget ab.

Hier ein Überblick über gängige Optionen:

Excel oder Google Sheets: Kostenlos, flexibel und für sehr einfache Strukturen geeignet. Erfordert jedoch manuelle Pflege und bietet keine automatischen Steuerberechnungen.
Lexoffice: Beliebte cloudbasierte Lösung für Kleinunternehmer und Selbstständige. Ermöglicht automatischen Bankabgleich, Rechnungserstellung und EÜR-Export.
sevDesk: Ähnlich wie Lexoffice, mit starkem Fokus auf Rechnungsstellung und einfacher Belegverwaltung.
FastBill: Besonders geeignet für Freiberufler, mit übersichtlicher Oberfläche und guter Steuerberater-Schnittstelle.
DATEV: Die Profilösung für Unternehmen, die eng mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Eher für wachsende Unternehmen relevant.

Für den Start empfehlen wir Gründern eine einfache, kostengünstige Lösung, die mit dem Unternehmen mitwachsen kann. Viele Tools bieten kostenlose Testphasen an, sodass Sie in Ruhe ausprobieren können, was zu Ihrem Arbeitsalltag passt. Weiterführende Tipps zur strategischen Unternehmensplanung helfen Ihnen dabei, auch die finanziellen Aspekte Ihres Unternehmens von Anfang an strukturiert anzugehen.

Wann sollte ein Gründer einen Steuerberater hinzuziehen?

Ein Gründer sollte spätestens dann einen Steuerberater hinzuziehen, wenn die Steuererklärung komplex wird, das Unternehmen wächst, Mitarbeiter eingestellt werden oder steuerliche Unsicherheiten bestehen. Bereits bei der Gründung kann eine erste Beratung helfen, teure Fehler von Anfang an zu vermeiden.

Konkrete Situationen, in denen ein Steuerberater sinnvoll ist:

Sie wechseln von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung
Sie gründen eine GmbH oder eine andere Kapitalgesellschaft
Sie beschäftigen erstmals Mitarbeiter und müssen Lohnabrechnungen erstellen
Sie erzielen Einkünfte aus mehreren Quellen oder Ländern
Sie erhalten Fördermittel oder Investorenkapital
Sie stehen vor einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt

Auch wenn ein Steuerberater Kosten verursacht, rechnet sich die Investition häufig durch eingesparte Steuern und vermiedene Bußgelder. Viele Steuerberaterkosten sind zudem als Betriebsausgaben absetzbar. Wer sich umfassend auf die Gründung vorbereiten möchte, findet bei uns auf dem Weg in den Unternehmerstart hilfreiche Ressourcen, die den gesamten Prozess begleiten.

Persönliche Gründungsberatung

Mit AVGS-Gutschein oder als Selbstzahler: zwei Wege zu einer persönlichen Begleitung bei Ihrer Gründung.

Mit AVGS-Gutschein

Gründungscoaching über Karriere.Haus

AVGS-gefördertes Gründungscoaching: 1:1, an über 10 Standorten oder online; bei Bewilligung ohne eigene Kosten, ein Rechtsanspruch besteht nicht.

Angebot ansehen

Voraussetzung: bewilligter AVGS-Gutschein

Selbstzahler

Individuelle Gründungsberatung

Flexible Begleitung für Businessplan, Finanzierung und Markteintritt — unabhängig von Förderungen, auf Ihre Situation zugeschnitten.

Beratung anfragen

Unverbindliches Erstgespräch möglich