Buchführung einfach erklärt – Praxistipps für Gründer
Um den Erfolg oder aber auch Misserfolg Ihres Business’ künftig entsprechend bewerten zu können, benötigt es eine Aufzeichnung sowie Analyse all Ihrer Geschäftsvorgänge. Einfach erklärt: Sie betreiben Buchführung.
Doch keine Panik: Während es früher unumgänglich war, alle Belege in Buchform zu sortieren und handschriftlich zu dokumentieren – daher der Name Buchführung –, unterstützen Sie mittlerweile ausgeklügelte EDV-Systeme oder Softwarelösungen. Das Angebot rund um die digitale Rechnungsführung ist breit gefächert, von kostengünstig bis zu kostenintensiv. Trotz smarter Tools sollten Sie sich mit den Grundlagen des kaufmännischen Einmaleins genauer auseinandersetzen.
Grundlagen der Buchführung einfach erklärt
Mit Hilfe der Buchführung schaffen Sie sich einen Überblick über all die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens. Voraussetzung ist, dass die Buchführung vollständig ist.
Damit Sie Ihrer Pflicht künftig ordnungsgemäß nachkommen können, informieren Sie sich, in welcher Form Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben festhalten müssen. In der Buchhaltung werden nämlich zwei Arten der Buchführung unterschieden: die einfache Buchführung und die doppelte Buchführung.
Was ist die einfache Buchführung?
Die einfache Buchführung empfiehlt sich für kleinere Unternehmen mit überschaubaren Geschäftsprozessen. Das trifft auf Freiberufler sowie Einzelbetriebe mit einem Angestellten zu. Ausgeschlossen sind selbstredend buchführungspflichtige Unternehmen.
Bei der einfachen Buchführung sammeln Sie anfallende Belege und notieren gewissenhaft Ihre Einnahmen sowie Ausgaben, die Sie letztendlich gegenüberstellen. Zum Ende des Jahres erstellen Sie die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Diese übermitteln Sie samt Ihrer Einkommensteuererklärung auf elektronischem Wege an die Finanzverwaltung. Ein Musterformular sowie eine Bearbeitungsanleitung erhalten Sie beim Bundesministerium der Finanzen.
Ab wann braucht es die doppelte Buchführung?
Die doppelte Buchführung richtet sich an Betriebe mit differenzierten Geschäftsprozessen. Wie der Name vermuten lässt, erfolgen pro Vorgang zwei Buchungen. Um die sogenannte Gegenbuchung vermerken zu können, benötigen Sie mindestens zwei Buchführungskonten. Sie erfassen, auf welchem Konto die Bewegung stattfand und wozu das Geld verwendet wurde. Daraus ergibt sich die Zuweisung für das jeweilige Konto, die sogenannte Kontierung. Notieren Sie ebenfalls Buchungsdatum sowie -nummer, Belegnummer und -datum, einen Buchungstext und schlussendlich den Betrag.
Die Kontierung geht dabei immer mit einem Buchungssatz einher. Dieser klärt, welche Art von Geschäftsvorfall verbucht wird und auf welchen Konten die Buchung erfolgen muss. Wichtig ist, dass die Transaktion auf der Soll- und auf der Haben-Seite erfasst wird: Bestandskonten erfassen das Vermögen und Kapital, Erfolgskonten erfassen die Aufwendungen und Erträge.
Beispiel:
Sie haben Inventar für Ihre Geschäftsräume im Wert von 500 Euro gekauft. Der Betrag erscheint auf der Soll-Seite, da es sich um Geschäftsausstattung handelt. Ebenso wird der Betrag auf der Haben-Seite als Buchungsbetrag in der Kasse erfasst.
Wer ist buchführungspflichtig?
Buchführungspflichtig sind alle Kaufleute, also Personen, die ein Handelsgewerbe betreiben, eine Firma führen oder im Handelsregister eingetragen sind. Wichtig zu wissen ist, dass die gesetzliche Buchführungspflicht laut Handelsgesetzbuch (HGB) die doppelte Buchführung samt Jahresabschluss mit Gewinn-Verlust-Rechnung umfasst.
Einfach zu merken: Die Rechtsformen GmbH/UG, AG, OHG, KG und GmbH & Co. KG gelten immer als Kaufleute, unabhängig ihrer Interessen. Ebenso zur doppelten Buchführung verpflichtet sind gewerbliche Unternehmen mit Umsätzen von mehr als 600.000 Euro im Kalenderjahr oder Gewerbebetrieb-Gewinn von mehr als 60.000 Euro.
Die wichtigsten Grundsätze der Buchführung im Überblick
Die Regeln der Finanzbuchhaltung findet sich in verschiedenen Gesetzen wieder. Erfüllen Sie alle Richtlinien, so sollte es einem unternehmensfremden sachverständigen Dritten möglich sein, sich in kürzester Zeit einen Überblick über die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens zu verschaffen.
Zu den wichtigsten Grundsätzen der Buchführung gehören:
- Führen Sie Ihre Geschäftsbücher eindeutig und übersichtlich: Zu jeder Buchung gehört ein Beleg.
- Erfassen Sie Geschäftsaktivitäten stets vollständig, periodengerecht und niemals willkürlich.
- Stellen Sie Ihre Bilanzen immer nach den gleichen Regeln auf.
- Beachten Sie, Inventar und Vorräte im Rahmen Ihrer Geschäftstätigkeit aufgrund des unterschiedlichen Steuersatzes einzeln zu bewerten.
- Stellen Sie die Abschlüsse mit der Bedingung auf, dass Ihre Geschäftstätigkeit fortgeführt wird.
Greifen Sie bei entsprechenden Wissensbedarf auf die richtige Informationsquelle zurück:
- Buchführung: Welche Einnahmen und Ausgaben weist Ihr Unternehmen auf?
- Liquiditätsplanung: Ist Ihr Unternehmen zahlungsfähig?
- Kostenrechnung: Wie hoch sind die Kosten, die Ihr Unternehmen hat?
- Preiskalkulation: Welche Preise haben Ihre Produkte oder Dienstleistungen?
- Forderungsmanagement: Sind alle Kundenrechnungen beglichen?
- Umsatzrentabilität: Wie ertragreich arbeitet Ihr Unternehmen?
- Jahreserfolgsrechnung: Wie hoch ist Ihr Gewinn bzw. Verlust?
Tipp: Nicht selten sind Defizite im kaufmännischen Bereich eine mögliche Ursache für das Scheitern eines Startups. Schützen Sie sich und Ihr Unternehmen vor Misserfolgen, indem Sie ein kaufmännisches Grundwissen über Weiterbildungsmaßnahmen erwerben. Wir empfehlen Ihnen an dieser Stelle das individuelle Coaching “Buchhaltung für Selbstständige” unserer Partners Karriere.Haus.