Arbeitgeber-Pflichten: Mitarbeiter einstellen und kündigen

Die Einstellung des ersten Mitarbeiters ist für viele Gründer und Gründerinnen ein Meilenstein – und zugleich der Moment, in dem sich unternehmerische Verantwortung in ein Bündel gesetzlicher Pflichten verwandelt. Bei der Einstellung von Mitarbeitern treffen Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und Steuerrecht aufeinander: Sie müssen Beschäftigte fristgerecht anmelden, Beiträge zur Sozialversicherung abführen und einen rechtssicheren Arbeitsvertrag aufsetzen. Ebenso wichtig ist das Gegenstück: Wer kündigt, muss Kündigungsfristen und Kündigungsschutz beachten, um teure Fehler zu vermeiden.

Dieser Beitrag begleitet Sie Schritt für Schritt durch die Einstellung neuer Mitarbeiter – von der Betriebsnummer über die Kosten bis zur Anmeldung bei Krankenkasse, Rentenversicherung und Berufsgenossenschaft. Ergänzend erfahren Sie, welche Beschäftigungsform zu Ihrem Unternehmen passt und was beim Kündigen eines Arbeitsverhältnisses rechtlich zu beachten ist. Setzen Sie sich zusätzlich mit den arbeitsrechtlichen Grundlagen für Arbeitgeber auseinander, bevor Sie den ersten Arbeitsvertrag unterschreiben.

Wer darf Mitarbeiter einstellen?

Arbeitgeber im Sinne des § 611a BGB kann grundsätzlich jede natürliche oder juristische Person sein, die einen Arbeitsvertrag schließt und die vereinbarte Vergütung zahlt. Das Gesetz macht dabei keine Vorgaben zur Rechtsform: Auch Einzelunternehmer, Kleingewerbetreibende und Freiberufler, die selbstständig arbeiten, dürfen Mitarbeiter einstellen, sobald sie geschäftsfähig sind und die Meldepflichten gegenüber Sozialversicherung und Finanzamt erfüllen können. Eine Umsatzgrenze wie beim umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerstatus nach § 19 UStG spielt für die Arbeitgebereigenschaft keine Rolle. Praktische Voraussetzung ist vor allem eine eigene Betriebsnummer, mit der Sie sich am Meldeverfahren zur Sozialversicherung beteiligen.

Ab wann lohnt sich der erste Mitarbeiter?

Eine pauschale Antwort gibt es nicht – entscheidend ist, ob Auftragsvolumen und Umsatz dauerhaft mehr Kapazität erfordern, als Sie allein oder mit Mitgründern leisten können. Wer regelmäßig Aufträge ablehnen muss oder unter der Arbeitslast leidet, sollte über die Einstellung von Mitarbeitern nachdenken, auch wenn das zusätzliche Fixkosten und Verantwortung bedeutet. Wie Sie den richtigen Zeitpunkt für Ihre Gründungsphase einschätzen, lesen Sie im Beitrag Personal einstellen als Gründer – wann ist der richtige Zeitpunkt?.

Über eine gezielte Stellenanzeige finden Sie anschließend passende Kandidaten – wie das gelingt, zeigt der Beitrag zur Suche nach passenden Mitarbeitern. Wächst Ihr Team über die ersten Einstellungen hinaus, lohnt sich früh der Blick auf den Aufbau einer eigenen Personalabteilung.

Was kostet es, einen Mitarbeiter einzustellen?

Die Gesamtkosten eines Mitarbeiters liegen deutlich über dem vereinbarten Brutto-Gehalt aus dem Arbeitsvertrag. Zum Bruttogehalt kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung hinzu – dazu zählen Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sowie die vollständig arbeitgeberfinanzierte gesetzliche Unfallversicherung über die zuständige Berufsgenossenschaft. Diese zusätzlichen Lohnnebenkosten machen nach den amtlichen Rechengrößen der Sozialversicherung 2026 rund ein Fünftel des Bruttogehalts aus, ohne die branchenabhängige Unfallversicherung.

Lohnnebenkosten im Überblick

Beitragszweig	Arbeitgeberanteil 2026
Krankenversicherung (allgemeiner Satz + hälftiger Ø-Zusatzbeitrag)	ca. 8,75 %
Rentenversicherung	9,30 %
Arbeitslosenversicherung	1,30 %
Pflegeversicherung	1,80 %
Gesetzliche Unfallversicherung	abhängig von Branche und Gefahrklasse (Berufsgenossenschaft)
Insolvenzgeldumlage	0,15 %

Ohne die individuelle Unfallversicherungsprämie kalkulieren Arbeitgeber damit mit gut 21 Prozent Lohnnebenkosten zusätzlich zum Bruttogehalt. Den genauen Zusatzbeitrag legt jede Krankenkasse selbst fest; der bundesweite Durchschnittswert für 2026 liegt bei 2,9 Prozent.

Checkliste: Mitarbeiter einstellen und anmelden

Die folgende Checkliste für Arbeitgeber führt Sie durch die wichtigsten Schritte bei der Einstellung neuer Mitarbeiter – von der Betriebsnummer bis zur Anmeldung bei allen zuständigen Stellen.

1. Betriebsnummer beantragen

Ohne Betriebsnummer können Sie sich nicht am automatisierten Meldeverfahren zur Sozialversicherung beteiligen. Sie beantragen die Betriebsnummer ausschließlich online beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit; seit dem 1. Januar 2024 benötigen Sie dafür zusätzlich die Unternehmensnummer Ihres zuständigen Unfallversicherungsträgers. Die Vergabe erfolgt in der Regel automatisiert und ohne Wartezeit. Eine Ausnahme gilt für Privathaushalte, die ausschließlich geringfügig Beschäftigte einstellen: Hier vergibt die Minijob-Zentrale die Betriebsnummer.

2. Arbeitsvertrag aufsetzen

Der Arbeitsvertrag hält die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses fest, etwa Vergütung, Arbeitszeit, Urlaub und Kündigungsfristen. Nach § 2 Nachweisgesetz müssen Sie diese Angaben mindestens schriftlich niederlegen und dem Arbeitnehmer aushändigen – gestaffelt am ersten, siebten oder spätestens 30. Kalendertag nach Beschäftigungsbeginn, je nach Angabe. Die im Gesetz genannten Punkte reichen von den Vertragsparteien über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts bis zum bei einer Kündigung einzuhaltenden Verfahren; da es sich um einen Mindestkatalog handelt, können Sie ergänzende, individuell vereinbarte Bestandteile des Arbeitsvertrags jederzeit hinzufügen. Klären Sie zudem, ob ein Tarifvertrag Anwendung findet, und formulieren Sie die vorausgehende Stellenausschreibung diskriminierungsfrei nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz.

3. Bei der Sozialversicherung anmelden

Neue Mitarbeiter anmelden Sie bei der Krankenkasse, die die Meldung zugleich an Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung weiterleitet. Nach § 6 DEÜV muss die Anmeldung bei der Krankenkasse spätestens mit der ersten folgenden Lohn- oder Gehaltsabrechnung erfolgen, in jedem Fall aber innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung. In bestimmten Branchen mit erhöhtem Schwarzarbeitsrisiko – etwa Bau-, Gaststätten- oder Speditionsgewerbe – schreibt § 28a Abs. 4 SGB IV zusätzlich eine Sofortmeldung noch vor Arbeitsaufnahme vor. Die Krankenkasse bestätigt die Anmeldung mit einer Mitgliedsbescheinigung, die Sie zu den Lohnunterlagen nehmen.

4. Bei der Berufsgenossenschaft anmelden

Zusätzlich zur Krankenkasse melden Sie neue Mitarbeiter bei der für Ihre Branche zuständigen Berufsgenossenschaft an, die die gesetzliche Unfallversicherung trägt. Die Beiträge dafür zahlt ausschließlich der Arbeitgeber; ihre Höhe richtet sich nach der Gefahrklasse Ihrer Branche und dem gezahlten Arbeitsentgelt.

5. Beim Finanzamt anmelden

Für die Lohnsteuer benötigen Sie die Steuer-ID Ihres neuen Mitarbeiters sowie dessen elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale. Die einbehaltene und abgeführte Lohnsteuer melden Sie monatlich oder vierteljährlich elektronisch per Lohnsteuer-Anmeldung ans Finanzamt.

6. Sonderfall: geringfügige Beschäftigung

Geringfügig Beschäftigte melden Sie nicht bei der Krankenkasse, sondern direkt bei der Minijob-Zentrale an. Seit dem 1. Januar 2026 liegt die monatliche Verdienstgrenze für einen Minijob bei 603 Euro (7.236 Euro im Jahr); sie ist dynamisch an den gesetzlichen Mindestlohn von aktuell 13,90 Euro pro Stunde gekoppelt und steigt automatisch mit ihm. Als Arbeitgeber zahlen Sie für Minijobs pauschale Abgaben, darunter einen Pauschalbeitrag zur Rentenversicherung von 15 Prozent des Verdienstes (5 Prozent in Privathaushalten). Minijobber selbst unterliegen grundsätzlich der Rentenversicherungspflicht, können sich davon aber auf Antrag befreien lassen.

Nach der Anmeldung endet die Arbeit nicht: Eine strukturierte Einarbeitung entscheidet mit darüber, wie schnell neue Mitarbeiter produktiv werden und wie lange sie bleiben (Gute Einarbeitung neuer Mitarbeiter). Ebenso wichtig ist von Anfang an eine klare Linie in der Mitarbeiterführung für mehr Effizienz im Unternehmen.

Welche Beschäftigungsform passt?

Nicht jede Stelle erfordert eine unbefristete Vollzeitstelle. Neben dem klassischen unbefristeten Arbeitsvertrag in Vollzeit oder Teilzeit stehen Ihnen befristete Arbeitsverträgen, die geringfügige Beschäftigung als Minijob sowie die Beschäftigung von Werkstudierenden zur Verfügung. Welche Form passt, hängt vom tatsächlichen Arbeitsaufkommen, der Planungssicherheit und dem Budget Ihres Unternehmens ab. Prüfen Sie zusätzlich, ob ein Tarifvertrag für Ihre Branche Mindestbedingungen für Arbeitsverträge vorschreibt.

Fachkräfte ausbilden: Mitarbeiter in Ausbildung einstellen

Neues Personal zu finden, fällt gerade jungen Unternehmen oft schwer – eine Alternative ist die eigene Ausbildung. Als Ausbildungsbetrieb bilden Sie junge Fachkräfte selbst aus, sofern Ihr Unternehmen die im Berufsbildungsgesetz definierten Anforderungen erfüllt und die notwendigen Fach- sowie Sozialkompetenzen vermitteln kann. Zusätzliche Weiterbildungsmaßnahmen für bestehende Mitarbeiter sichern langfristig die Fachkräftebasis in Ihrem Unternehmen.

Bewerber aus dem Ausland einstellen

Bewerber aus der EU, dem EWR und der Schweiz dürfen aufgrund der Freizügigkeit ohne gesonderte Arbeitserlaubnis in Deutschland arbeiten. Bei Bewerbern aus Drittstaaten regelt § 4a Aufenthaltsgesetz den Zugang zur Erwerbstätigkeit: Wer einen Aufenthaltstitel besitzt, darf grundsätzlich arbeiten, sofern der Titel keine Beschränkung enthält. Ist die Beschäftigung beschränkt oder zustimmungspflichtig, muss vor Arbeitsaufnahme die Bundesagentur für Arbeit nach § 39 Aufenthaltsgesetz zustimmen – prüfen Sie den Aufenthaltstitel Ihres Bewerbers deshalb sorgfältig, bevor Sie den Arbeitsvertrag unterschreiben.

Kündigung von Mitarbeitern: Ihre Rechte und Pflichten als Arbeitgeber

Sind Sie mit der Leistung eines Mitarbeiters unzufrieden, können Sie nicht ohne Weiteres eine Kündigung aussprechen. Wie viel Spielraum Sie als Arbeitgeber haben, hängt von der Dauer des Arbeitsverhältnisses und der Betriebsgröße ab.

Wann greift der Kündigungsschutz?

Nach § 1 Kündigungsschutzgesetz ist eine Kündigung unwirksam, wenn sie sozial ungerechtfertigt ist – das gilt jedoch erst, wenn das Arbeitsverhältnis ohne Unterbrechung länger als sechs Monate im selben Betrieb bestanden hat. Zusätzlich greift der Kündigungsschutz nach § 23 Kündigungsschutzgesetz nur in Betrieben, die in der Regel mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigen; Teilzeitkräfte zählen dabei anteilig mit 0,5 bei bis zu 20 Wochenstunden und 0,75 bei bis zu 30 Wochenstunden. Für Arbeitsverhältnisse, die vor dem 1. Januar 2004 begonnen haben, gilt abweichend die alte Schwelle von mehr als fünf Beschäftigten. Existiert in Ihrem Unternehmen bereits ein Betriebsrat, kann dieser einer Kündigung unter bestimmten Voraussetzungen zusätzlich schriftlich widersprechen.

Die drei Kündigungsarten

Liegt einer der Gründe aus § 1 Abs. 2 Kündigungsschutzgesetz vor, unterscheidet das Gesetz drei Kündigungsarten:

• Betriebsbedingte Kündigung: Eine auf sachlichen Gründen basierende Unternehmerentscheidung führt zum Wegfall des Arbeitsplatzes des betroffenen Arbeitnehmers.
• Personenbedingte Kündigung: Der Arbeitnehmer ist aufgrund fachlicher, persönlicher oder gesundheitlicher Motive nicht in der Lage, seine Arbeit auszuführen.
• Verhaltensbedingte Kündigung: Grundlage ist die Verletzung der Vertragspflicht durch ein fahrlässiges Fehlverhalten des Arbeitnehmers.

Gesetzliche Kündigungsfristen

Für die Kündigung durch den Arbeitgeber gilt nach § 622 Abs. 1 BGB zunächst eine Grundfrist von vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats. Mit zunehmender Betriebszugehörigkeit verlängert sich diese Kündigungsfrist nach § 622 Abs. 2 BGB gestaffelt:

Betriebszugehörigkeit	Kündigungsfrist des Arbeitgebers
bis 2 Jahre	4 Wochen zum 15. oder zum Monatsende
ab 2 Jahren	1 Monat zum Monatsende
ab 5 Jahren	2 Monate zum Monatsende
ab 8 Jahren	3 Monate zum Monatsende
ab 10 Jahren	4 Monate zum Monatsende
ab 12 Jahren	5 Monate zum Monatsende
ab 15 Jahren	6 Monate zum Monatsende
ab 20 Jahren	7 Monate zum Monatsende

Während einer vereinbarten Probezeit von höchstens sechs Monaten gilt nach § 622 Abs. 3 BGB eine verkürzte Kündigungsfrist von zwei Wochen, unabhängig vom Kündigungsdatum. Ein Tarifvertrag kann abweichende, meist längere Fristen vorsehen.

Fair kündigen: das Gespräch vor der Kündigung

Bevor Sie die Kündigung eines Mitarbeiters in Betracht ziehen, verhalten Sie sich als Arbeitgeber fair und hinterfragen Sie, ob der Mitarbeiter über seine unzureichende Leistung informiert ist. Klärende Gespräche helfen, Erwartungen zu kommunizieren und Missverständnisse frühzeitig auszuräumen.

Häufig gestellte Fragen zum Mitarbeiter einstellen

Was kostet es, einen Mitarbeiter einzustellen?

Zum vereinbarten Brutto-Gehalt kommen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung von insgesamt gut 21 Prozent hinzu, zuzüglich der branchenabhängigen Unfallversicherung über die Berufsgenossenschaft.

Kann auch eine Privatperson oder ein Kleinunternehmer Mitarbeiter einstellen?

Ja. Arbeitgeber kann jede geschäftsfähige natürliche oder juristische Person sein; eine bestimmte Rechtsform oder ein Mindestumsatz ist dafür nicht vorgeschrieben, entscheidend ist die eigene Betriebsnummer.

Ab wann lohnt sich der erste Mitarbeiter?

Sobald Auftragsvolumen und Umsatz dauerhaft mehr Kapazität erfordern, als Sie allein leisten können. Eine feste Kennzahl gibt es nicht – wägen Sie die zusätzlichen Lohnnebenkosten gegen den erwarteten Umsatzzuwachs ab.

Welche Fehler sollte ich beim ersten Mitarbeiter vermeiden?

Häufige Stolpersteine sind eine zu späte Anmeldung bei der Sozialversicherung, ein lückenhafter Arbeitsvertrag und eine unklare Erwartungshaltung. Einen ausführlichen Überblick gibt der Beitrag Welche Fehler sollte man beim ersten Mitarbeiter vermeiden?.

Muss ich Bewerber aus dem Ausland anders behandeln?

Bei Bewerbern aus der EU, dem EWR und der Schweiz nicht. Bei Bewerbern aus Drittstaaten prüfen Sie vor Vertragsunterschrift, ob der Aufenthaltstitel die Erwerbstätigkeit erlaubt oder eine Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit erforderlich ist.

Ersetzt dieser Beitrag eine Rechts- oder Steuerberatung?

Nein. Dieser Beitrag und unsere Beratung bieten betriebswirtschaftliche Orientierung. Sie ersetzen weder eine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) noch eine Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes (StBerG); eine rechtliche oder steuerliche Prüfung Ihres Einzelfalls findet nicht statt. Ziehen Sie für rechtliche oder steuerliche Einzelfragen eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt beziehungsweise eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater hinzu.

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