Wichtige Formalitäten bei der Gründung eines Unternehmens

Bevor Sie Ihre Geschäftstätigkeit aufnehmen, müssen Sie Ihr Unternehmen gründen. Das bedeutet, Sie müssen es zunächst anmelden. In diesem Zusammenhang kommen formelle Schritte auf Sie zu, die mit Behördengängen verbunden sind. Doch auch Fragen rund um Markenschutz, Versicherungen und Betriebsaufnahme wollen vorab geklärt werden. Wir geben Ihnen einen umfassenden Überblick, welche Formalitäten Sie bei der Gründung eines Unternehmens zu berücksichtigen haben.

Unternehmen gründen: Voraussetzungen und Vorschriften bedenken

Als Existenzgründer oder -gründerin sind Sie selbständig tätig – eventuell sogar als Arbeitgeber. Im Gegensatz zu einer Tätigkeit in Anstellung unterliegen Sie dabei nicht der Sozialversicherungspflicht. Somit müssen Sie keine Sozialabgaben wie Beiträge zur Renten- und Arbeitslosenversicherung abführen. Dadurch haben Sie allerdings auch keinen Anspruch auf eine spätere Rente, Arbeitslosengeld sowie Lohnfortzahlung bei Urlaub oder Krankheit. Es ist wichtig, dass Sie sich über entsprechende Formalitäten, die bei der Gründung eines Unternehmens anfallen, informieren.

Zählen Sie sich eigentlich zu den selbstständig Gewerbetreibenden, den Freiberuflern und etwas anderem? Zu welcher Kategorie Sie zählen, ist abhängig von Ihrer Geschäftsidee. Produzieren oder verarbeiten Sie bei Ihrer Tätigkeit etwas, so sind Sie Gewerbetreibender. Arbeiten Sie wissenschaftlich, kreativ oder aber beratend, zählen Sie zu der Gruppe der Freiberufler. Eine Sondergruppe bilden beispielsweise Land- und Forstwirte.

Der größte Vorteil der Selbständigkeit liegt in der Entscheidungsfreiheit, die Ihnen obliegt. Diese wirkt auf verschiedene Bereiche Ihres beruflichen Handelns:

  • Sie können selbst entscheiden, welche Aufträge Sie annehmen und welche nicht, wann und wie viel Betriebs-, Transport- und Produktionsmittel angeschafft werden und wie Sie die Anschaffung finanzieren.
  • Sie sind nicht an regelmäßige Arbeitszeiten gebunden.
  • Sie sind frei in der Preisgestaltung Ihrer Produkte und Dienstleistungen.
  • Sie dürfen zur Erfüllung Ihrer Aufträge Mitarbeiter beauftragen.
  • Sie setzten eigenes Betriebskapital ein, somit haften Sie für Schäden an Produkten oder Produktionsgütern bzw. -mitteln.
  • Sie treten am Markt durch eigene Werbung bzw. Geschäftsräume auf.

Welche Formalitäten müssen bei Gründung eines Unternehmens berücksichtigt werden?

Planen Sie Ihren Unternehmensstart gründlich, bevor Sie die Anmeldung Ihres Business vornehmen. Denn egal, in welcher Branche Sie gründen wollen, es gibt stets Punkte zu bedenken, die Auswirkungen auf künftige Handlungsoptionen nach sich ziehen. 

Bei der Gründung Ihres Unternehmens konzentrieren Sie sich auf das Regeln der folgenden Formalitäten:

Schritt 1: Rechtsform wählen

Bevor Sie die Anmeldung Ihres Unternehmens vollziehen, müssen Sie sich zunächst für die für Sie passende Rechtsform entscheiden. Nehmen Sie sich dafür ausreichend Zeit, um sich mit den verschiedenen Unternehmensformen auseinanderzusetzen. Eine Entscheidung aus dem Bauch heraus ist hierbei weniger hilfreich, da Sie mit der Wahl Ihrer Rechtsform weitreichende Verpflichtungen eingehen.

Schritt 2: Genehmigungen einholen

Womit und in welcher Branche Sie sich selbstständig machen, gibt vor, welche Genehmigungen, Zulassungen oder Qualifikationen Sie für Ihre Unternehmensgründung nachweisen müssen. Verschiedene Behörden wie das Bau-, Gesundheits- oder Gewerbeamt geben Ihnen branchenspezifische Auskünfte über zu erbringende Formalitäten. Eine Übersicht wichtiger Ämter und Behörden für Gründer stellt unser Partner Karriere.Haus für ausgewählte Großstädte Deutschlands bereit.

Schritt 3: Unternehmen anmelden

Haben Sie sich für eine Unternehmensrechtsform entschieden, melden Sie Ihr Business an. Dieser Prozess ist mal mit mehr, mal mit weniger Aufwand verbunden.

Gründungsprozess einer GmbH, UG oder Aktiengesellschaft

Der erste Schritt der Gesellschaftsgründung ist abgeschlossen, sobald Ihr Gesellschaftsvertrag notariell mit der entsprechenden Unterschrift beglaubigt wird. Anschließend können Sie ein Geschäftskonto bei der Bank eröffnen und das Stammkapital einzahlen. Der Notar übernimmt die Anmeldung beim Handelsregister. Mit dem Eintrag in das Handelsregister erfolgt die Gewerbeanmeldung. Ab diesem Zeitpunkt können Sie mit Ihrer Kapitalgesellschaft geschäftlich aktiv werden. Parallel ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt auszufüllen. Auf diese Weise erhalten Sie die Umsatzsteuernummer, mit der Sie unter anderem Ihren Kunden künftig Rechnungen ausstellen. Eine Rechnung ohne Steuernummer ist nämlich nicht gültig. Im Folgenden empfiehlt sich die Beantragung einer Betriebsnummer bei der Agentur für Arbeit. Nur so können Sie anschließend auch Mitarbeiter beschäftigen.

Gründungsprozess bei einer GbR

Personengesellschaften wie die GbR müssen den Gesellschaftsvertrag nicht notariell beurkunden lassen. Es empfiehlt sich dennoch eine schriftliche Formulierung. Anschließend können Sie Ihr Gewerbe beim Gewerbeamt anmelden. Doch Achtung: Holen Sie sich die Gewerbeerlaubnis für erlaubnispflichtige Gewerbe ein! Für sogenannte Freiberufler-GbRs entfällt übrigens der Schritt der Gewerbeanmeldung. Stattdessen erfolgt unmittelbar die Anmeldung Ihrer Tätigkeit beim Finanzamt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Sie erhalten Ihre Steuernummer und hinterlassen Angaben über mögliche Steuervorauszahlungen.

Gründungsprozess bei einem Einzelgewerbe oder freiberuflicher Tätigkeit

Als Einzelunternehmer entfällt für Sie der Schritt, einen Gesellschaftsvertrag aufzusetzen. Immerhin gründen Sie allein; ein Mitgründer existiert nicht. Ihre Pflicht besteht darin, die Gewerbeerlaubnis für ein mögliches, erlaubnispflichtiges Gewerbe einzuholen. Selbständige Handwerker müssen beachten, dass in einigen Handwerksberufen die Meisterpflicht Grundlage für eine selbständige Arbeit ist. Eine bestandene Meisterprüfung ist demzufolge Voraussetzung. Anschließend erfolgt die Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt.

Für freie Berufe erfolgt unmittelbar die Anmeldung der Tätigkeit beim Finanzamt, um die Steuernummer zu erhalten.

Kostenlose Infografik: Behördenwegweiser

Gewerbeamt, Finanzamt, IHK, Handelsregister oder Berufsgenossenschaft: Bei welchen Behörden Sie Ihr Gewerbe anmelden müssen, verrät Ihnen die Behördenwegweiser-Übersicht.

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Schritt 4: Geschäftskonto eröffnen

Wählen Sie Ihre künftige Hausbank und eröffnen Sie ein Firmen- oder Geschäftskonto. Während Personen- und Kapitalgesellschaften auf ein Geschäftskonto angewiesen sind, können Freiberufler und Einzelunternehmer auch als kostengünstige Alternative auf ein Girokonto zurückgreifen. Als Kapitalgesellschaft müssen Sie noch daran denken, dass Sie erst handlungsfähig sind, sofern das Stammkapital auf das Konto einging und notariell bestätigt wurde.

Schritt 5: Versicherung abschließen

Wie eingangs erwähnt, sind Sie als selbstständige Person nicht automatisch krankenversichert. Während eine gesetzliche oder aber private Krankenversicherung zu den Pflichtversicherungen zählt, existieren weitere mitunter freiwillige betriebliche Absicherungen. Alle zahlen darauf ein, mögliche Risiken für Sie als Gründer zu minimieren. Welche Sie tatsächlich für den Start Ihres Business benötigen, müssen Sie selbst entscheiden.

Schritt 6: Schutzrechte sichern

Ist die Gründung rechtlich vollzogen, ist Ihr Unternehmen theoretisch startklar. Es gibt aber weitere Formalitäten bei der Gründung eines Unternehmens, die es zu klären gilt. Um künftig als Produkt, Dienstleister oder gar Unternehmen im Kreise Ihrer Zielgruppe wahrgenommen zu werden, arbeiten Sie bestenfalls mit einem einprägsamen Markennamen – bestenfalls mit einem zum Corporate Design passendem Logo.

Sowohl Wörter, Buchstaben als auch Zahlen, aber auch Abbildungen, Farben und akustische Signale können Sie schützen lassen. Voraussetzung für den sogenannten Markenschutz ist die Anmeldung Ihrer Marke über das Deutsche Patent- und Markenamt – kurz DPMA. Die Markenanmeldung kann beim DPMA über drei verschiedene Wege erfolgen:

  • Markenanmeldung über das Onlineformular
  • Markenanmeldung per Post mit einem schriftlichen Formular
  • Markenanmeldung direkt im DPMA mit Signatur

Schritt 7: Marke anmelden

Um die Markenanmeldung durchzuführen, werden neben der Markenbezeichnung verschiedene Angaben benötigt. Existiert beispielsweise eine einzuhaltende Formatvorlage für Ihre Marke, bereiten Sie diese entsprechend schriftlich bzw. elektronisch vor. Daraufhin überprüft das DPMA, ob Schutzhindernisse wie eine nicht vorhandene Unterscheidungskraft oder Irreführungsgefahr der Marke existieren. Werden absolute Schutzhindernisse verletzt, so kann die Markenanmeldung durch das DPMA nicht erfolgen.

Bei der Eintragung Ihrer Marke wird demnach nicht durch externe Kräfte geprüft, ob bereits bestehende Schutzrechte verletzt werden. Diese Aufgabe obliegt Ihnen vor der Markenanmeldung. Jedoch können Inhaber anderer Marken innerhalb von drei Monaten nach Veröffentlichung Ihrer Marke Widerspruch gegen die Markenanmeldung einlegen. Ist der Widerspruch erfolgreich, wird Ihre Marke gelöscht und die Markenanmeldung ist hinfällig. Verläuft Ihre Markenanmeldung erfolgreich, so greift der Markenschutz ab der zu bestätigenden Eintragung für zehn Jahre. Der Markenschutz lässt sich nach Ablauf der Zeit selbstverständlich verlängern.

Schritt 8: Buchhaltung aufsetzen

Nur weil Sie jetzt im Besitz einer Steuernummer sind, ist Ihre finanzielle Planung noch längst nicht abgeschlossen. Beginnen Sie, die Buchführung richtig aufzusetzen und steuerliche Vorauszahlungen mit Weitblick einzuplanen. Das müssen Sie keineswegs alleine bewerkstelligen. Doch bedenken Sie bei all den Formalitäten, die bei der Gründung eines Unternehmens anfallen, sich rechtzeitig um eine Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Steuerberatung zu kümmern.

TIPP: Die Vorgaben, die es bei der Gründung eines Unternehmens gibt, scheinen kein Ende zu nehmen. Um die zu leistenden Formalitäten als Gründer nicht aus den Augen zu verlieren, können Sie sich professionelle Unterstützung in Form einer Existenzgründerberatung suchen. Noch vor Ihrer Unternehmensanmeldung stehen Ihnen Coachings als Fördermöglichkeit zu.

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