Onboarding: Gute Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist von der Willkommenskultur abhängig

Ein strukturierter Onboarding-Prozess stärkt die Befähigung neuer Mitarbeiter und verringert die Fluktuation in Unternehmen. Eine umsichtige Willkommenskultur erzielt nachweislich positive Effekte. Das haben jedoch noch nicht alle Unternehmer verinnerlicht. Es wird oft nur wenig Aufmerksamkeit der Einarbeitung neuer Mitarbeiter geschenkt.

Als Onboarding wird wortwörtlich das „mit an Bord nehmen“ neuer Mitarbeiter verstanden. Der Onboarding-Prozess umfasst die Einführung in die Firmenstruktur und Unternehmenskultur, die soziale Integration innerhalb des Kollegen- und Kundenkreises sowie die fachliche Einarbeitung in den künftigen Verantwortungsbereich. Auch wenn das Tagesgeschäft und zwischenmenschliche Interaktionen selten planbar sind, ein strukturiertes Vorgehen hilft, die Aufnahme in ein Unternehmen mitarbeiterfreundlich zu gestalten.

Onboarding als Zeichen einer wirksamen Willkommens- und Unternehmenskultur

Eine gute Einarbeitung vermittelt Sicherheit – auf beiden Seiten. Ein strukturiertes Onboarding hilft Arbeitnehmern, das Unternehmen Schritt für Schritt kennenzulernen und Zusammenhänge zu verinnerlichen. Ein positiver Eindruck begünstigt wiederum die Mitarbeiterbindung an den Arbeitegeber.

Idealerweise beginnt das Onboarding vor dem ersten Arbeitstag, nämlich unmittelbar nach der Arbeitsvertragsunterzeichnung. Teilen Sie das Onboarding neuer Mitarbeiter in drei Phasen ein: Preboarding, Orientierung und Integration. Verfügt Ihr Unternehmen über eine Personalabteilung, so können Sie die Koordination in deren Verantwortungsbereich übertragen.

„An Bord kommen“ – mit diesem drei Phasen-Programm

Je intensiver die Vorbereitungen für Einführung, Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter erfolgen, desto schneller wird sich das kürzlich eingestellte Personal im Arbeitsumfeld wohlfühlen – und folglich die erhoffte Leistung für die Ausführung der neuen Position erbringen.

1. Preboarding

Sowohl im Recruiting-Prozess als auch im Vorstellungsgespräch hat sich Ihr Unternehmen professionell gezeigt. Behalten Sie diese Attitüde nach Vertragsunterzeichnung bei, denn Fluktuation findet nicht selten schon vor dem ersten Arbeitstag statt. Auch ein Startup sollte einen unternehmerischen Weitblick unter Beweis stellen. Hierzu zählt unter anderem die Bereitstellung eines ausgestatteten Arbeitsplatzes mit einsatzbereiter Technik. Sind die vertraglichen Formalitäten geklärt, geben Sie Ihrem künftigen Mitarbeiter folgende Informationen an die Hand:

• Nennen Sie Ihrem neuen Kollegen einen Ansprechpartner. Das kann ein HR-Manager sein oder aber auch ein Kollege aus dem Team, der zusätzlich als Pate für die kommende Onboarding-Zeit fungiert.
• Teilen Sie Ihrem neuen Kollegen mit, wann er oder sie am ersten Arbeitstag erscheinen soll, was ihn oder sie erwartet und was mitzubringen ist. Klären Sie ebenfalls über Kernarbeitszeiten auf, falls noch nicht erfolgt.

In der Preboarding-Phase ergeben sich ebenfalls Aufgaben, die es intern vorzubereiten gilt: die Organisation der Arbeitsmittel wie Email-Account, IT-Berechtigungen und Schlüssel sowie das Informieren der Belegschaft über den Stellenantritt.

2. Orientierung

Die Orientierungsphase des Onboarding-Prozesses beginnt mit dem ersten Arbeitstag des neuen Kollegen. Eine Büroführung ist nur der Anfang dieser Phase, keinesfalls das Ende. Denn eine umfangreiche Orientierung nimmt ein Zeitfenster von etwa drei Monaten in Anspruch. Ziel dieser Phase ist es, den neuen Mitarbeiter in seine Rolle und Aufgaben einzuführen. Dazu gehört das Kennenlernen des Unternehmens, der dort angestellten Menschen, der Bereiche und Tätigkeiten, der Organisation und Abläufe.

• Starten Sie mit einer Begrüßungsrunde im Team des neuen Kollegen. Begehen Sie anschließend die Büroräumlichkeiten und zeigen Sie, wo was zu finden ist.
• Geben Sie zum Kennenlernen des Unternehmens einen Überblick über Dienstleistungen oder Produkte. Erläutern Sie den Aufbau der einzelnen Bereiche und wie die Arbeitsabläufe im Regelfall erfolgen.
• Präsentieren Sie die Unternehmensziele und -werte. Benennen Sie, worauf im zwischenmenschlichen Miteinander besonders Wert gelegt wird.
• Eine umfassende EVD-Einweisung braucht es, um dem neuen Mitarbeiter die vom Unternehmen genutzten Tools zu erläutern.

Nehmen Sie sich Zeit für Ihren neuen Mitarbeiter. Bedenken Sie, dass er oder sie garantiert mit Erwartungen am ersten Arbeitstag erscheint. Vermeiden Sie Desinteresse oder aber Überforderung. Ist das Onboarding gut vorbereitet, stellen Sie Ihrem neuen Kollegen den weiteren Fahrplan der Eingewöhnung transparent dar.

3. Integration

Sind Mission, Belegschaft und Arbeitsabläufe bekannt, beginnt die Integration ins Unternehmen. Diese Phase nimmt bis zu ein Jahr Zeit in Anspruch. Oftmals verebbt der spürbare Onboarding-Prozess noch vor der Probezeit, die im Regelfall nach sechs Monaten endet. Daher ist es wichtig, einen neuen Mitarbeiter schon frühzeitig mit Workflows wie diese bekanntzumachen:

• gemeinsame Meetings und Veranstaltungen wie Workshops, Seminare und Kundentermine
• Feedbackgespräche
• Fortbildungsangebote
• Unternehmensstrategie
• Networking

Eine teambildende Maßnahme verstärkt die Integration ins Unternehmen. Passt ein Teamevent außerhalb der Büroräume und -zeiten nicht in den zeitlichen Ablauf des Onboarding-Prozesses, so können arbeitsbezogene Workshops ähnliche Effekte erzielen. All das verhilft einer schnelleren sowie effektiveren Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Transparenz beim Onboarding schafft Sicherheit

Besonders willkommen fühlen sich Personen in Unternehmen, die transparent agieren. Achten Sie darauf, Ihr Wissen mit neuen Kollegen zu teilen. Weisen Sie proaktiv auf Werte und damit verbundene Eigenarten hin. Ist es Sitte, morgens alle Kollegen an Ihren Plätzen zu begrüßen? Wird Wert auf eine gemeinsame Mittagspause gelegt? Werden Einstands- und Geburtstagsrunden erwartet? Einem neuen Kollegen Informationen vorzuenthalten, zahlt nicht auf die Mitarbeiterbindung ein und führt zu Verunsicherungen.

Es ist ratsam, eine Kontaktperson aus dem Unternehmen – bestenfalls aus dem gleichen Team – als Onboarding-Buddy zu bestimmen. Bei Fragen steht die Person mit Rat und Tat zur Seite. Dabei muss es sich nicht um einen fachlichen Ansprechpartner handeln.

Die fachliche Entwicklung des neuen Personals sollte natürlich auch während des Onboardings nicht außer Acht gelassen werden. Führen Sie daher regelmäßige Feedbackgespräche, um Erwartungen sowie Zielsetzungen klar zu kommunizieren. Ebenso sollten Sie Feedback des neuen Kollegen einholen, um Rückmeldung zu erhalten, ob die gelebte Willkommenskultur in Ihrem Unternehmen Früchte trägt.

Vergessen Sie nicht: Es gibt kein herzlicheres Willkommen als ein durchdachtes Onboarding. Auch wenn die Einarbeitung neuer Mitarbeiter Zeit, Energie und eine Menge an Geduld kostet, lohnt es sich auf Dauer für beide Seiten.